海外申请人在日本申请商标、专利、外观设计需要哪些委托书和材料？（2026）

“申请日本商标之前，需要先签好委托书寄过去吗？”“申请日本专利、外观设计需要准备哪些材料？”“我们公司的中文名称和地址在日本申请书上怎么写？”

很多中国企业以为去日本申请要准备大量文件。实际上，日本是手续相对简便的国家之一：大多数情况下，不用寄送任何签字文件就可以提交申请。本文由BrandAgent特许事务所的日本专利代理人叶野徹，为您讲解委托书在什么时候需要、日本特许厅对签字盖章的规定、名称地址的写法，以及商标、专利、外观设计各自需要的材料。

*本文信息截至2026年11月。也可参考日本特许厅的代理人相关问答（日文）。

海外申请人须通过日本专利代理人办理

在日本没有住所或营业场所的个人和企业，原则上不能直接向日本特许厅办理手续，而必须通过在日本有住所的代理人（日本专利法称为“专利管理人”）办理，商标、外观设计、实用新型也一样。实务中由日本专利代理人（弁理士）担任。

即使集团在日本设有子公司，只要申请人是国内母公司，母公司仍按海外申请人对待。由哪家公司持有日本的权利，会影响之后的许可和维权，建议一开始就确定。

提交申请时通常不需要委托书

由日本专利代理人代为申请商标、专利或外观设计时，原则上不需要随申请一同提交委托书。也就是说，只要申请内容确定，我们就可以立即提交，无需等待国内寄来文件——需要尽早确定申请日时，这一点非常有利。

之后需要委托书的主要手续

申请后的以下手续，需要提交证明代理权的文件（委托书）：

• 撤回、放弃申请等对申请人影响重大的手续。
• 选任或变更代理人：例如把其他事务所正在办理的案件转给我们。
• 申请人名义变更、权利转让：通常需要转让人和受让人双方的委托书。
• 部分注册后的申请和审判：例如由新的代理人接手案件时。

根据日本专利法，在日本有住所者的代理人，办理申请的变更、放弃、撤回，主张或撤回优先权，选任复代理人等，需要“特别授权”。海外申请人的专利管理人原则上拥有全面的代理权，但在代理权范围不明确时，特许厅可能要求提交委托书。实务中，办理上述手续时请预计需要提供委托书。

委托书要签字盖章吗？特许厅的规定

根据日本特许厅“代理人相关问答”，证明代理权的文件不需要盖章；委托人为外国人（包括居住在国外的日本人）时，也不需要委托人签字。

此外，自2022年9月26日起，只要能确认是委托人与代理人协商一致后制作的委托书的复印件，特许厅也接受提交复印件。概括委托书（日文称“包括委任状”）的复印件同样可以。因此通常不需要把原件快递到日本。

申请书上的名称和地址怎么写

在日本的申请书上，海外申请人的地址按国家、省（州）、市等行政区划顺序，用片假名标注原文读音；名称也以日文（片假名或汉字）记载。例如“深圳”通常写作“深セン”。

此外，日本特许厅的商标注册申请书格式规定：外国申请人的地址或名称能用罗马字表示时，应在地址栏之后设“地址原文记载”栏、在名称栏之后设“名称原文记载”栏，尽量记载原文。对中国企业来说，通常记载与营业执照一致的正式英文名称和英文地址。

有了原文记载，更容易证明日本的权利属于贵公司，在维权和电商平台品牌注册时都很有帮助。请提供以下信息：

• 营业执照上的中文名称和正式英文名称
• 注册地址（中文及英文）
• 法定代表人姓名
• 营业执照复印件（用于核对写法）

各类申请所需材料

以在中国的首次申请为基础主张优先权时，需要提交优先权证明文件。逾期未提交，优先权主张将失去效力，请在申请前确认能否及时取得。

商标

商标申请需要的材料最少。Logo商标直接使用您实际使用的Logo图片。指定商品/服务方面，我们会了解您实际销售的产品，起草在日本审查中容易通过的表述。

我们的商标代理费为申请时每类25,000日元、注册时每类25,000日元（不含消费税）。委托申请即免费检索，咨询和报价也免费。

专利

说明书为外文的，无论走巴黎公约途径还是PCT进入日本国家阶段，都需要提交日文译文。译文是日本专利权的基础，翻译质量非常重要。

外观设计

外观设计的图纸本身就决定保护范围。国内申请的图纸往往可以沿用，但可能需要按照日本的要求进行调整。

申请后常需补充的材料

• 转让证书：申请人名义变更或已注册权利转让时需要。
• 日文译文：向特许厅提交外文文件时需附日文译文。
• 委托书：用于上文所述的后续手续。

我们可用中文、英文沟通，付款可选择PayPal（日元结算）或银行汇款。商标申请以外的手续，欢迎联系我们免费报价。

让准备工作更顺利的几点建议

• 先确定申请人：是国内公司、日本子公司，还是共同申请。事后变更需要办理名义变更，产生额外手续和费用。
• 一次性提供营业执照：提前提供营业执照复印件，就不必反复确认名称和地址的写法。
• 尽早决定是否主张优先权：如需主张，请确认国内首次申请的申请号、申请日，以及优先权证明文件的取得方式。
• 不用走签字流程：提交申请时不需要委托书，后续需要时也不要求签字，无需在公司内部安排签字盖章审批。
• 直接用中文沟通：我们可以直接与国内负责人用中文联系，也可以与日本子公司的同事用日文沟通。

一开始就弄清楚“准备到什么程度就能提交”，内部协调一次就能完成。还在考虑阶段时，也欢迎随时咨询。

常见问题

• Q. 申请前需要先签好委托书吗？
  A. 不需要。提交申请时原则上不需要委托书，撤回申请、变更代理人等后续手续时才需要。
• Q. 委托书需要法定代表人签字吗？
  A. 特许厅说明不需要盖章，委托人为外国人时也不需要签字。我们会打印好法定代表人姓名。
• Q. 需要快递原件吗？
  A. 通常不需要。2022年9月26日起，除非存在疑义，特许厅接受复印件。
• Q. 公司英文名称会出现在日本申请书上吗？
  A. 商标申请中，能用罗马字表示的名称和地址应尽量记载原文，我们默认都会记载。
• Q. 由谁负责我们的案件？
  A. BrandAgent累计代理申请超过4,000件，所有案件均由日本专利代理人本人亲自办理。

相关文章

• 日本商标注册流程详解：海外申请人分步指南【2026年版】
• 日本商标变更注册人名义、地址怎么办？申请中与已注册的区别及与转让的不同（2026）
• 海外申请人如何在日本申请专利？所需文件、申请途径与流程详解
• 如何在日本申请外观设计？流程、图纸要求与审查周期全解（海外申请人指南）